جلسه و قوانین آن
انواع جلسه‌ها
جلسه یک نوع گردهمایی بوده که اعضای آن از دو یا چند نفر تشکیل شده باشد. این افراد دارای هدف‌های مشترکی بوده که یکی از ابزارهای مهم رسیدن به هدف‌های خود را در تشکیل جلسه می‌دانند. جلسه از آنجایی دارای اهمیت است که می‌تواند نقش به سزایی در تصمیم‌گیری‌ها و تغییر روش‌ها ایفا نماید.
جلسه‌های متفاوتی ممکن است در هر سازمانی برگزار گردد که برخی از انواع آن عبارتند از:
جلسه حل مساله:
مسائل و ابهامات زیادی در هر سازمان بوجود می‌آید که جلساتی برای حل و روبرو شدن با آنها برگزار می‌شود. به اینگونه جلسه‌ها، جلسه‌ی حل مساله می‌گویند. در این جلسات آنچه اهمیت دارد این است که وضعیت موجود باید تغییر یابد و مادامی که تمایلی به تغییر نباشد، مشکل حل نخواهد شد.
جلسه تصمیم‌گیری:
در بسیاری از مواقع لازم است برای تصمیم‌گیری در خصوص موضوعی (کوچک یا بزرگ) جلساتی برگزار گردد. نتیجه‌ی اینگونه از جلسات، اتخاذ تصمیم نهایی به صورت جمعی یا مشورتی می‌باشد. قبل از جلسه‌ی تصمیم‌گیری باید اطمینان حاصل شود که همه‌ی افراد از نحوه تصمیم‌گیری آگاه بوده و آن را قبول داشته باشند. ضمناً تصمیم‌گیرندگان در جلسه باید اختیارات لازم را داشته باشند.
جلسه گزارش‌دهی و اطلاع‌رسانی:
هدف مدیران از برگزاری چنین جلساتی، برقراری اعتماد و حصول اطمینان از انجام کارهاست. از آنجا که مبادله‌ی اطلاعات، حکم اکسیژن برای هر سازمانی را دارد لذا این جلسات از اهمیت بالایی برخوارد هستند. از این طریق کارکنان می‌توانند مشکلات سازمان خود را مطرح و به حل و فصل آنها بپردازند.
جلسه ارزیابی (بازخورد): پویایی جلسات بازخورد، بیشتر از جلسات گزارش‌دهی است. در چنین جلساتی افراد زیادی اظهارنظر و پیشنهاد ارائه می‌کنند. اینگونه جلسات ارزشمند است چرا که هریک از افراد، فرصت مشارکت و گوش دادن به نظرهای دیگران را دارند. برخلاف جلسات گزارش‌دهی، جلسات بازخورد باید سازمان‌یافته و برنامه‌ریزی شده باشد.
اتاق (جلسه) فکر:
اتاق فکر یکی از ابزارهای آفرینندگی برای حل مساله و توسعه‌ی خلاقیت در هر سازمانی می‌باشد. مکانی برای اندیشیدن به یک مساله یا موضوع، بدون حضور عواملی که مانع آزاداندیشی و یا محدودیت می‌شوند مانند اعمال قدرت مدیران ارشد. اتاق‌های فکر به دور از تنش‌های رسمی موجود در فرآیندهای داخلی سازمان، به تدوین و انعکاس پیشنهادهای سازنده و خلاقانه‌ی خود می‌پردازند و با نوآوری، فضای سازمان و تصمیم‌گیری را از یکنواختی خارج می‌کنند. لازم به ذکر است که با توجه به تفاوت‌هایی که اتاق فکر با سایر جلسه‌ها دارد، امید است در آینده مطلبی مجزا در این خصوص در وبلاگ همورا قرار دهیم.
جلسه توجیهی:
در راستای توجیه افراد حاضر در جلسه در خصوص نحوه اقدام یا روند یک فعالیت تشکیل می‌گردد.
جلسه آموزشی:
در این جلسات حاضرین همانند کلاس درس گرد آمده و آموزش می‌بینند.
جلسه مشکل‌گشایی:
به منظور بررسی و مطالعه مشکل یا مشکلات بوجود آمده تشکیل می‌شود و نتیجه آن اقدام اجرایی مشخصی خواهد بود.
جلسات ترکیبی:
این جلسات چند نوع از انواع جلسات را شامل می‌شود. پیشنهاد می‌شود که مدت جلسه‌های ترکیبی به بخش‌هایی تقسیم شده و در هر بخش به صورت جداگانه هریک از انواع جلسه برگزار گردد.
همچنین جلسات از منظر سازمانی و افراد شرکت کننده به دو نوع درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می‌شوند. منظور از جلسه‌های برون سازمانی آن است که برخی از افراد حاضر در جلسه جزء کارمندان، مدیران و یا مشاوران سازمان نباشند.
ضمنا می توان برای مدیریت بهتر و بالا بردن راندامان جلسات و تبدیل سال شمسی به میلادی از نرم افزار تقویم آنلاین نیز استفاده کرد.
جلسه از رئیس، دبیر و عضو (یا اعضای) جلسه تشکیل می‌شوند. رئیس جلسه و دبیر جلسه مسئولیت اجرایی و اداره‌ی جلسه را بر عهده دارند که در ادامه به وظایف آنها اشاره می‌شود.
1- رئیس جلسه
رئیس جلسه وظیفه دارد ضمن هدایت و رهبری جلسه، میزان وقت اعضا را تعیین کند تا امکان هم‌فکری و مشورت میسر گردد و همچنین جلسه از مسیر اصلی منحرف نشود. در برخی جلسات که تصمیم‌ها بر اساس نظرسنجی اتخاذ می‌شود؛ رئیس جلسه مانند سایر اعضا دارای یک حق رای است، ولی به موجب برخی مقررات و قوانین، هنگامی که آراء موافق و مخالف مساوی باشد، ملاک تصمیم‌گیری در تصویب یا عدم تصویب، وجود رأی رئیس در هر یک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود.
2- دبیر جلسه
دبیر جلسه نقش موثری در برگزاری و پیگیری‌های قبل و بعد از جلسه دارد. توصیه می‌شود دبیر جهت انجام وظایف خود از فرم‌های خاصی استفاده و آن را تکمیل نماید تا بتواند وظایف خود را بهتر انجام دهد. وظایف دبیر در ادامه آمده است:
- تهیه‌ی دعوتنامه و ارسال آن برای اعضا
- تعامل با اعضای جلسه به منظور حصول آمادگی برای حضور در جلسه
- هماهنگی جهت در اختیار گرفتن مکان جلسه و نظارت بر آن
- انجام هماهنگی‌ها جهت تهیه‌ی ملزومات جلسه
- شناسایی ترکیب اولویت مسائل برای طرح در دستور جلسه
- زمان‌بندی مسائل در دستور جلسات
- تنظیم صورتجلسه و به امضا رساندن آن
- ارسال صورتجلسه برای اعضا
- پیگیری نتایج جلسه
- بایگانی سوابق
- اعمال و اعلام تغییرات جلسه: چنانچه به عللی تغییراتی در زمان، مکان، دستورجلسه و برنامه به‌وجود آید، دبیر جلسه موظف است در اسرع وقت مراتب را به مدعوین اعلام نماید.
دبیر باید برای انجام وظایف خود در جلسه حاضر شود و بهتر است که دبیر جلسه در زمره‌ی اعضای جلسه (که دارای حق رای و یا نظر هستند) نباشد تا در انجام وظیفه‌ی دبیری خود خللی ایجاد نشود. چرا که ممکن است به دلیل مشارکت در مباحث، به خوبی از عهده نوشتن صورتجلسه برنیآید یا آن را مطابق نظرات خود بنویسد.
منبع: